De boekhouding is uiteraard een belangrijk onderdeel van ieder bedrijf en het leven van iedere ondernemer. Aan de hand van een goede boekhouding zorg je ervoor dat je aan je wettelijke verplichtingen voldoet, zoals de belastingaangifte.
Maar wat heeft een boekhouder dan allemaal nodig voor een belastingaangifte? We nemen het bij deze met je door!
De benodigdheden voor een boekhouder bij belastingaangifte
Er zijn verschillende soorten belastingaangiften, waardoor iedere vorm hiervoor er ook niet helemaal precies hetzelfde uit ziet. Zo maakt het een verschil of je zelfstandig ondernemer bent of onderdeel van een bedrijf, onderneming of organisatie met personeel. Het kan daardoor bijvoorbeeld gaan om het moeten betalen van omzetbelasting, loonheffing, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en/of dividendbelasting.
Om er in brede zin voor te zorgen dat je boekhouder alle gegevens tot de beschikking heeft om de belastingaangifte op een zo volledig mogelijke wijze te doen, zijn de volgende gegevens nodig:
- Bedrijfsgegevens: Allereerst heeft je boekhouder alle bedrijfsgegevens nodig. Hieronder vallen bijvoorbeeld de naam van je onderneming, je ondernemingsnummer (KvK-nummer in NL), de rechtsvorm, het belastingidentificatienummer en de persoonlijke gegevens van de eigenaar.
- Financiële overzichten: Daarnaast moet er sprake zijn van inzicht in de financiële gegevens, aan de hand van bepaalde overzichten. Zo gaat je boekhouder sowieso informatie nodig hebben over alle inkomsten en uitgaven van je onderneming. Denk dan aan facturen, bankafschriften, betalingsbewijzen en aankoopfacturen van leveranciers. Het is maar net wat in jouw situatie precies van toepassing is.
- Bankgegevens: Vervolgens zijn ook bankgegevens nodig, om alles op een correcte wijze te classificeren en controleren. Op dit vlak moet je bijvoorbeeld mogelijk toegang verlenen tot kopieën van je bankafschriften. De meeste boekhouders vragen echter om een MT940 bestand van de banktransacties. Dit bestand kunnen boekhouders vervolgens importeren in hun eigen boekhoudsoftware.
- Personeelsgegevens: Heb je personeel in dienst? Dan moet ook hier informatie over verstrekt worden aan je boekhouder. Je moet inzicht geven in de salarissen die je uitbetaalt, de arbeidscontracten waaronder alle personeelsleden actief zijn en de sociale lasten die je als onderneming draagt vanwege je personeel. Indien je geen personeel in dienst hebt, kun je dit onderdeel uiteraard overslaan.
- Activa en passiva: De activa en passiva zijn nodig om de balans van jouw onderneming volledig te krijgen. Hierdoor is alle informatie nodig over de eigendomsrechten, eventuele leningen, hypotheken, je inventaris, je goederen en de voorraden waar je mogelijk mee werkt. Pas wanneer al deze gegevens verstrekt zijn aan je boekhouder, is de balans compleet. Beide zijden van de balans moeten altijd in evenwicht zijn, maar dat kun je aan je boekhouder overlaten!
- Btw-informatie: Voor veel bedrijven en zelfstandige ondernemers geldt vervolgens dat ze ook een btw-aangifte moeten doen, waardoor ook hier alle facturen en gegevens bij je boekhouder terecht moeten komen. Hou er rekening mee dat het dan om alle in- en uitgaande btw gaat.
- Verzekeringen en abonnementen: Heb je als bedrijf of onderneming bepaalde verzekeringen en/of abonnementen lopen? Lever dan ook hier de informatie over aan. Verzamel bijvoorbeeld alle bedrijfslevensverzekeringen, abonnementen en licenties die van toepassing zijn.
- Startgegevens: Vergeet ook niet om je boekhouder te informeren over de startgegevens waar je mee te maken hebt. Wat is bijvoorbeeld de openingsbalans en welke lopende contracten spelen al langer een rol? Voor een volledige boekhouding is het cruciaal om altijd zo volledig mogelijk te zijn qua aanlevering van de gegevens.
- Fiscale informatie: Tot slot blijft er dan nog relevante fiscale informatie over om aan je boekhouder aan te leveren voor een zo volledig mogelijke belastingaangifte. Denk aan relevante data voor je inkomstenbelastingaangifte of vennootschapsbelastingaangifte, zoals aftrekbare kosten, declaraties (bijv. reiskosten), privé- vs. zakelijke uitgaven en inkomsten uit overige bronnen.
Let dus op dat bovenstaande gegevens niet per sé in iedere situatie allemaal benodigd zijn. Dit is maar net afhankelijk van wat in jouw specifieke situatie van toepassing is.
Wil je in een helder overzicht te zien krijgen welke gegevens er allemaal nodig zijn en/of de hulp van een expert inschakelen? Dan staan we bij De Online Boekhouder voor je klaar om dit allemaal van A tot Z in goede banen te leiden! Neem contact op via onderstaande formulier.